¿Cómo organizar mejor los eventos usando Códigos QR?

Está planeando organizar un evento en su ciudad. Puede ser una conferencia, un encuentro de negocios, un festival o un retiro de yoga.

Y hay mucho que usted tiene que hacer:

• Promocionar el evento a través de medios digitales e impresos
• Vender entradas y obtener inscripciones
• Enviar invitaciones
• Diseño e imprimir insignias del día del evento o etiquetas de nombre
• Hacer el evento atractivo y digno de pena para los asistentes y oradores

Pero con todas estas actividades, usted está obligado a enfrentar desafíos relacionados con el marketing, la seguridad y el compromiso. 

Desafíos a los que le enfrenta a la planificación de evento

Aquí es una lista de desafíos y una solución para resolver:

• No puede calcular el impacto de sus promociones de medios impresos
• Proceso de registro para los huéspedes interesados es tedioso a través de medios impresos (ir al sitio web, encontrar el botón de registro y registrarse)
• Evento la falsificación de billetes resulta en problemas de seguridad y pérdida monetaria
• Validación de entradas en un evento grande puede dar lugar a lapsos
• Impresión de copias de información de eventos para cada delegado es costoso y no apto para el medio ambiente
• Distribución de presentaciones después de que el evento puede ser tedioso

La buena noticia es que con estos problemas se puede abordar fácilmente, utilizando la tecnología de Código QR y teléfonos inteligentes. Y una ventaja mejor es que los Códigos QR en los eventos es extremadamente asequible y respetuoso con el medio ambiente.

Muchos organizadores de eventos de todo el mundo ya están utilizando Códigos QR para sus eventos.

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A. Códigos QR en eventos: Todo lo que Necesita Saber

Para los no iniciados, los Códigos QR son códigos de barras 2D que pueden almacenar información vinculada. Es decir, pueden almacenar enlaces a imágenes, presentaciones de vídeo, archivos de audio y otros contenidos multimedia.

Códigos QR se utilizan ahora en casi todos los campos: pagos, gestión de inventario, enseñanza en el aula, actividades corporativas y mucho más.

Los usuarios finales sólo tienen que escanear el Código QR a través de sus teléfonos inteligentes. A continuación, se podrán acceder a la información enlazada.

Puede utilizar Códigos QR en cada etapa de su ciclo de vida del evento. Estos son algunos casos de uso de cómo puede utilizar Códigos QR en eventos:

1. Códigos QR para hacer medios impresos procesables

Si usted es un vendedor serio de medios de impresión, debe utilizar Códigos QR en sus creatividades de medios de impresión.

Como planea el evento, el primer paso es comercializar el evento. Y usted da folletos de su evento con fines promocionales. Y formularios de registro para fines de registro.

Usando códigos QR en eventos puede:

• Proporcionar información detallada sobre el evento, un breve teaser de lo que se trata el evento, detalles de entrada y costo, etc.
• Proporcionar enlace para el formulario de inscripción / entrada

Todo necesita hacer es crear un enlace del sitio web de Código QR o Código QR de evento utilizando generador de Código QR profesional como Scanova.

A medida que crea, imprime el Código QR en sus creatividades de medios de impresión. Y escribe una nota de ayuda como “Buscar detalles del evento”.

Por lo tanto, con los Códigos QR, puede hacer que el marketing de medios impresos es más procesable y rastreable.

2. Códigos QR para garantizar la seguridad

Al que comienza su evento, lo más importante es garantizar la seguridad. Es decir, no desea entradas irrelevantes/fraudulentas para su evento. Usando Códigos QR, puede:

• Realice un seguimiento de las entradas o las tarjetas de entrada duplicadas
• Saber quién hizo un reingreso al evento
• Administrar una entrada sin complicaciones de la multitud al evento

Todo lo que necesita hacer es crear tickets de Código QR. Cada ticket basado en Código QR tendrá un ID único o un código de serie. Las autoridades de la puerta de entrada lo escanearán y darán acceso a la entrada.

Puede crear tickets de Código QR mediante cualquier generador de tickets de Código QR en línea.

3. Códigos QR para atraer a los invitados

Ahora, a medida que comienza su evento, usted diseña maneras de involucrar mejor a sus invitados. Usted les proporciona toda la programación del día, detalles sobre los oradores, detalles sobre la hora y el lugar, etc.

Y muchas veces, los expositores necesitan contactos de los invitados para construir su red. Y en la mayoría de los eventos, se sigue el sistema de cuencos de vidrio. Aquí, los huéspedes que lo deseen pueden dejar sus tarjetas de visita. Pero este método no es muy procesable.

Mediante el uso de Códigos QR en eventos, puede:

• Enlazar información detallada sobre la agenda del evento a un bajo costo y de una manera amigable con el medio ambiente
• Proporcionar presentaciones de oradores a los asistentes de una manera rápida
• Ayudar a los expositores en el trabajo en red con los asistentes

Differentes Códigos QR para diferentes casos de usos

Para caso de uso 1 y 2, necesitara Códigos QR en números bajos.

Eso es en lugar de imprimir folletos voluminosos de la agenda de eventos, puede crear fácilmente un Código QR PDF. Es decir, vincular todo el horario del evento en un Código QR. A continuación, lo imprime en tableros colocados en diferentes lugares del evento.

Los asistentes sólo tienen que escanearlo a través de su teléfono inteligente para conocer toda la agenda del evento.

Del mismo modo, muchas personas toman notas durante las presentaciones. Pero es posible que no se pierdan escuchar al orador. Sólo si hubiera una manera de que pudieran obtener fácilmente una copia de la presentación.

Los huéspedes que se mantienen necesitan como prioridad, puede crear un Código QR de toda la presentación. Es decir, puede crear un código QR PDF y colocarlo en la última diapositiva de la presentación.

De esta forma, los asistentes interesados podrán acceder a toda la presentación.

O puede hacer es crear Twitter QR Code, en el que puede enlazar un tweet o hashtags con respecto a su evento en el Código QR. Al escanear, los asistentes a su evento pueden compartir el tweet después de iniciar sesión desde su cuenta.

Para el caso de uso 3 (redes), obviamente necesitará Códigos QR a granel. Este se debe a que proporcionará tarjetas de identidad a cada delegado. E imprimirá un Código QR con sus datos de contacto o código de serie vinculados.

Como crear Códigos QR a granel

Para eso, necesita una en linea generador de Código QR a granel.

Usando QR Batch para fines de demostración, aquí hay algunos pasos a seguir:

1. Crear una hoja de cálculo de datos (a través de Hojas de cálculo de Google o MS-Excel) 

Para obtener más ayuda, consulta esta guía detallada sobre cómo crear una hoja de cálculo.

Además, tenga en cuenta que para crear códigos QR de código de serie, necesita una hoja de cálculo. Simplemente puede definir el prefijo, los dígitos iniciales junto con el incremento y el final.

2. Descarga la hoja de cálculo en formato CSV, XLS o XLSX

3. Crear una cuenta en QR Batch y a través del tablero de control, haga clic en la categoría que mejor se adapte a su propósito

4. Carga la hoja de cálculo en la opción dada

5. Revisa los datos extraído por la herramienta

6. Haga coincidir y confirma el nombre de archivo según los datos que ha codificado en la hoja de cálculo

7. Puede personalizar el diseño del Código QR y añade el logotipo y los colores 

8. Elige entre las dos opciones de exportación de:

• Como imágenes comprimidas en una carpeta (especificar el formato y el tamaño de la imagen
• Como etiquetas de Código QR imprimibles PDF— especifique el diseño de página

9. Revisa todas las especificaciones y el precio. Si todo se ve bien, procede a hacer el pago

Su lote de Código QR comenzará a procesarse. Debe estar listo para su descarga en unos minutos o un par de horas, dependiendo del tamaño. Cuando esté listo, procede a descargar el lote. 

Para saber más sobre la creación de Códigos QR a granel, consulta esta guía detallada.

Esta manera puede crear y usar Códigos QR en evento.

Códigos QR API— Todo necesita saber

Otro punto a tener en cuenta aquí es que puede integrar su aplicación para generar Códigos QR mediante programación utilizando Código QR API.

Por ejemplo, dice que ya usa un software de gestión de evento que genera distintivos de eventos. Y necesita una tarjeta de negocio de Código QR sobre el distintivo cuando la registro se hace. En lugar de generar manualmente el Código QR, puede integrar la API QR para generar mediante programación el Código QR, que se imprimirá en la insignia.

Por lo tanto, el uso de Códigos QR en su evento lo hará atractivo, seguro, y ayudará a las personas a crear una mejor red. Además, le ahorrarán el presupuesto y le ayudarán ser amigable a ambiente.

Y lo mejor es que la gente sólo necesita su teléfono inteligente e Internet móvil para acceder a la información enlazada en el código QR. Así que utilice la tecnología de teléfonos inteligentes para hacer que su evento sea de bajo costo, experto en tecnología y moderno.

Crea Códigos QR en evento ahora antes de que se toquen todas las decisiones del evento.