Como Crear Códigos QR Para Registros de Mantenimiento: Una Guía Completa

Track and update with what your staff is top priority. And many times, you also have to keep records of maintenance activities, such as washing machine cleaning, machine inspection and maintenance, vehicle inspection and maintenance, and patient check-in.

This could be for any number of reasons, such as attendance tracking, efficiency checking, or identifying challenges. And for this, paper forms are usually created that have to be filled out by the respective maintenance staff at regular intervals.

But, most of the time, the data is filled in manually. Therefore, it becomes a task to calculate and analyze the data.

Además, obviamente necesitaría las sábanas a granel. Esto significa muchos costos de impresión.

Otro desafío es recoger y almacenar las hojas después de un período de tiempo determinado (una semana, un mes, etc.). Este requiere mucho espacio y a veces se vuelven engorrosos de manejar.

Y usted, por supuesto, está buscando una solución para resolver estos desafíos.

La mejor parte es que hay una solución: la tecnología Códigos QR. Los Códigos QR son Códigos de barras avanzados que se pueden escanear fácilmente a través de un teléfono inteligente.

Y ya no hay necesidad de depender de formularios en papel. Crea formularios de Google en su lugar y, a continuación, crea Códigos QR de Formularios de Google para administrar las tareas fácilmente.

Seguir leyendo.

A. Por qué utilizar los Códigos QR para los registros de mantenimiento

Aquí hay dos razones principales por las que usted debe utilizar los Códigos QR para los registros de mantenimiento.

1. Enlace de información ilimitada

Códigos QR puede vincular información ilimitada. En su caso de uso, puede vincular fácilmente un formulario de Google en un Código QR.

2. Ocupa espacio limitado

Códigos QR puede codificar grandes cantidades de información y tener un tamaño pequeño. Además, puede imprimirlos y pegarlos en cualquier lugar. También puede crear etiquetas de Código QR imprimirlas en los lugares que más le convenga.

Todo lo que necesita hacer es crear un formulario de Google con la información relevante. Y codifica el enlace del formulario de Google en el Código QR.

A continuación, puede pegar un Código QR único en cada entidad que se debe mantener (como baño, máquina y vehículo). Su personal de mantenimiento escaneará el código QR durante cada mantenimiento y será redirigido al enlace del formulario de Google. Aquí, introducirán información relevante.

Esta información se registrará automáticamente en una hoja de cálculo de Google. Por lo tanto, ahora será posible analizar los datos fácilmente.

Por lo tanto, los Códigos QR del formulario de Google facilitan el seguimiento, el análisis y el manejo de los registros de mantenimiento. Todo lo que necesita hacer es crear un formulario de Google y luego codificar el enlace del formulario en el Código QR.

B. Cómo crear formularios de Google para registros de mantenimiento

Antes de proceder a crear realmente un Código QR, es muy importante que sepa cómo crear un formulario de Google.

Debe seguir algunos pasos sencillos:

a. Como especificar preguntas

1. Regístrese para obtener una cuenta de Google o va a google forms app.

2. Elige una plantilla prefabricada o comience con un formulario en blanco.

3. Ahora, usted tiene que llenar las siguiente cosas

• Indica el título y la descripción del formulario
• Especifica las preguntas
• Elige el tipo de preguntas que desea hacer (por ejemplo, preguntas de opción múltiple, tipo de respuesta corta)

Tiene en cuenta que el campo de entrada de fecha y hora del servicio no es necesario, ya que Google Forms lo va a agregar automáticamente en la hoja de respuesta.

Se creará el formulario de Google con las preguntas. También puede obtener un enlace del formulario: haga clic en Enviar en el lado derecho de su panel de control y selecciona el icono de URL. A continuación, puede copiar el vínculo.

b. Cómo obtener respuestas

Una vez que cree el formulario, va a las respuestas y cree una hoja de cálculo de respuesta. Usted será capaz de ver las respuestas de su personal de mantenimiento aquí. Aquí, también puede ver la hora en que sus empleados llenaron el formulario.

c. Cómo obtener un enlace precargado

Supongamos que en el formulario de Google que se abre para el personal de mantenimiento (después de que lo escaneen), necesita uno de los campos de entrada precargados. Diga el baño identificación única que le ayuda a identificar qué baño fue reparado, pero no espera que el personal recuerde tales identificaciones. Para estos casos, necesitarás una URL única rellenada previamente del formulario de Google.

Aquí es como obtenerlo:

1. Haga clic en los tres puntos en el extremo derecho de su panel de control de formulario de Google.

2. Selecciona la opción Obtener un vínculo precargado.

3. Especifica la respuesta quiere se precarga cuando su empleadores abren el formulario

4. Una vez especifica, haga clic sobre obtener vinculo

Se generará el enlace del formulario de Google con la respuesta rellenada previamente.

Pero ahora, ya que tienes un enlace precargado, el enlace de cada formulario de Google será diferente (ya que el código de la sala de baño en cada formulario es único). Y para crear el enlace prellenado uno-a-uno usando este sistema será tedioso si el número de baños es alto.

Ey, ¿cómo lo hace?

d. Cómo crear enlaces únicos para cada formulario de Google

Avanzar el ejemplo de mantenimiento del baño, tendrá que llenar el código único del baño en cada formulario. En otras palabras, el enlace precargado de cada formulario será único.

Y dado que hay una serie de baños, con cada baño con un código único, el número de enlaces de pre-llenado únicos generados también será múltiple.

Y puede crear fácilmente varios vínculos únicos siguiendo estos pasos:

1. Crea una hoja de cálculo. La primera columna debe ser el código de baño único. Y la segunda columna debe ser el enlace del formulario de Google. (el enlace del primer formulario que creó con la respuesta rellenada previamente)

2. Segrega la parte del enlace que será común a todos los enlaces, es decir, la parte del enlace sin el ID único

3. Ahora, aplica la fórmula CONCATENAR y especifica el valor de dos celdas que desea combinar. Por ejemplo, el valor de la celda en la columna A y la fila número 1 será A1.

4. Su celda se fusionará y se creará el enlace. Ahora, desplácese verticalmente por el signo ‘más’ en cada celda para crear también el número de enlaces que desee.

5. Pega los enlaces debajo de enlace de la columna formulario de Google en su hoja de cálculo.

De esta manera, puede crear varios enlaces únicos de sus formularios de Google.

Y ahora, ya que tiene que crear Códigos QR de formularios de Google, el siguiente paso es crear Códigos QR.

C. Cómo crear Códigos QR a granel

Desde tiene enlaces de formularios de Google a granel, necesita un generador de Códigos QR a granel para crear Códigos QR masiva. No puede crear Códigos QR uno-por-uno.

Usando QR Batch para fines de demostración, aquí hay algunos pasos que debe seguir:

1. Crea una cuenta en QR Batch y a través del panel de control, haga clic en la categoría de URL del sitio web

Tenga en cuenta que puede registrarse de forma gratuita. Solo tiene que pagar cuando generes Códigos QR

2. Carga la hoja de cálculo que ha creado (como se mencionó en la sección anterior) en la opción dada

3. Revisa los datos extraídos por la herramienta

4. Haga coincidir y confirma el nombre de archivo según los datos que ha codificado en la hoja de cálculo. Haga coincidir de forma similar la dirección URL

5. Puede añadir diseño a su Código QR. Es decir, puede personalizar el Código QR añadiendo el logotipo y los colores de su empresa. 

6. Elige entre las dos opciones de exportación que aparecen:

• A medida que las imágenes comprimidas en una carpeta (definir el formato y el tamaño de la imagen
• Como etiquetas de Código QR imprimibles PDF— especifica el diseño de página

7. Revisa todas las especificaciones y el precio. Si todo se ve bien, proceda a realizar el pago

8. Su lote de Código QR comenzará a procesarse. Debe estar listo para su descarga en unos minutos o un par de horas, dependiendo del tamaño del lote. Cuando esté listo, procede a descargar el lote. Se le notificará tanto a través de un correo electrónico y el botón de notificación.

Para obtener más información sobre la creación de Códigos QR a granel, consulta esta guía detallada.

D. La Conclusión

Por lo tanto, acaba de leer una guía completa de cómo crear Códigos QR para el registro de mantenimiento.

Con la tecnología de Códigos QR que se extiende rápidamente por todo el mundo, es hora de adoptar Códigos QR para los registros de mantenimiento para realizar un seguimiento fácil del mantenimiento y reducir los costos de impresión.